内定辞退の実態、鉄則は「迅速に…」

別官庁や公務員以外へ進路を決めた場合、合格した自治体には「内定辞退」する必要があります。面接試験で「第一志望です、必ず入庁します」と熱弁していた人間が、突然の豹変…人事部門の方は、複雑な気持ちだと思います。今回は、私の実体験を基に『内定辞退の鉄則：迅速に電話、確実に辞退届提出』を解説します。

【実態①自治体Ａ「あっさりの反応」】
電話で辞退を伝えると「分かりました」と淡々とした反応、辞退理由も問われませんでした。最後に「人事部門宛に、文書で辞退届を提出して欲しい。文書の形式は任せます…※」と言われました。年甲斐も無くドキドキした電話は、たった３分の通話で終わりました。

【実態②自治体Ｂ「食い下がり反応」】
電話で辞退を伝えると「なぜ？どうして？」と問われ、「一身上の都合」と告げると、「どんな都合？」「考え直さないか？」「来年も受けてくれないか？」と食い下がられました。自治体Ａで拍子抜けしていた私は、意外な反応に面喰いました。都合３０分の通話、しかし最後は「人事部門宛に、文書で辞退届を提出して欲しい。文書の形式は任せます…※」の言葉で締め括られました。

【反応の違いは？３つの理由】
自治体ＡとＢの反応、何が違うのでしょうか？理由は、３つでした。
第一の理由は「合格者数の違い」です。まず自治体Ａは１０人後半、自治体Ｂは１ケタ人と合格者数の多寡がありました。また、自治体Ａは「採用予定数＋α」に合格を通知しており、採用に余裕がありました。一方、自治体Ｂは「採用予定数－α」と合格者を絞り込んでおり、余裕が無い状態だったようです。
第二の理由は「合格順位の違い」です。自治体Ａにおける合格順位は、合格順位は中位でしたが、自治体Ｂではトップ合格でした。貫禄ある面接官と意気投合したことで、高評価を得たようです。よって、電話応対した人事担当者が上長への報告用に「辞退理由を正確に把握」したかったようです。
第三の理由は「連絡時期の違い」です。自治体Ａは、内定受諾から２週間後（９月）に辞退連絡をしました。一方、自治体Ｂは、併願先の都合で、内定受諾から３か月後（１２月）に辞退連絡をしました。この受諾から長い時間、また採用予定月までの時間の無さが、自治体Ｂの「今さら困る！」という反応に繋がったようです。

【『内定辞退の鉄則：迅速に電話、確実に辞退届提出』】
第三の理由が示すように、辞退連絡は可能な限り「迅速に」伝えましょう。人事部門も辞退連絡をスタートに、次の策（内定追加・採用順位の繰下げ）への準備を開始します。そして辞退届の到着を確認したら、実際に次の策の対応に着手します。私が言う事ではありませんが、相手がある話ですから『迅速に電話、確実に辞退届提出』しましょう。

※辞退届の形式は、２つの自治体とも「定型様式は、ありません」でした。しかし、注意事項として、辞退届には「合格者のみが知りえる情報（試験番号、合格区分、氏名、連絡先）」を明記する必要があります。